Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 30 september 2026

In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens Shoonya Dance Centre verzamelt, waarom, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Het geldt voor onze website (www.shoonyadance.com), onze registratie- en ticketapp (tickets.shoonyadance.com) en alles wat we doen rond lessen, workshops, evenementen en voorstellingen.

1. Wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke is Shoonya Dance vzw, Stapelplein 41, 9000 Gent, België, ondernemingsnummer 0631.862.552. Voor vragen over je gegevens gebruik je de contactpagina.

2. Welke gegevens verzamelen we?

• Je Shoonya ID-profiel: naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, adres, contactpersoon voor noodgevallen, voorkeurstaal en of je een verzekering vroeg. Voor wie jonger is dan 18: naam en contactgegevens van een ouder of voogd en diens toestemming.
• Je inschrijvingen en tickets: voor welke lessen, workshops, evenementen, voorstellingen of stages je je inschreef, de prijs en kortingen, een danspartner of kamergenoot die je opgaf, je opmerkingen, je tickets en wanneer ze aan de deur gescand werden.
• Aanwezigheden: wanneer je aanwezig was in de les en hoeveel beurten van een beurtenkaart je gebruikte.
• Kortingen: je UiTPAS-nummer, of het bewijs voor het studententarief dat je oplaadt (zie punt 5), en facturatiegegevens (bedrijfsnaam, btw-nummer) als je een factuur vraagt.
• Betalingen: bedrag, datum en een Stripe-referentie. Je kaartgegevens bereiken ons nooit; die geef je in op de betaalpagina van Stripe.
• Accountbeveiliging: een versleuteld (gehasht) wachtwoord en eenmalige codes die na 10 minuten vervallen.
• Website: als je cookies aanvaardt, anonieme bezoekstatistieken via Google Analytics; berichten die je stuurt via het contactformulier of de chat op de website; je e-mailadres als je je inschrijft op onze nieuwsbrief.

3. Waarom gebruiken we je gegevens, en op welke grond?

We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties van derden.

4. Met wie delen we je gegevens?

Docenten zien alleen de naam, het Shoonya ID en de aanwezigheden van de studenten in hun eigen lessen. Daarnaast werken we met deze dienstverleners (verwerkers), die je gegevens alleen voor ons verwerken:

• Stripe — online betalingen.
• Supabase — de database van de registratie-app, gehost in de Europese Unie.
• Vercel — hosting van de registratie- en ticketapp.
• Google — verzending van bevestigings- en codemails (Gmail/Google Workspace) en, met je toestemming, bezoekstatistieken (Google Analytics).
• Anthropic — het automatisch nalezen van een opgeladen bewijsstuk voor een verminderd tarief (zie punt 5).
• Squarespace — onze website, het contactformulier en de nieuwsbrief.
• Boei — de chat op onze website.
• Zoho — ons vorige registratiesysteem; het bevat oudere inschrijvingen en wordt nog gebruikt tot november 2026.
• De Stad Gent (UiTPAS) — als je met UiTPAS betaalt, geven we je UiTPAS-nummer en je inschrijving door om de bijdrage van de stad te ontvangen.

Sommige van deze diensten zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (vooral in de Verenigde Staten). In dat geval gebeurt de doorgifte op basis van de waarborgen die de AVG voorziet, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Verminderd tarief en je identiteitsbewijs

Vraag je het studententarief of het UiTPAS-tarief, dan laad je een bewijsstuk op. Na je betaling wordt dat document één keer automatisch gelezen door een dienst van Anthropic, die alleen deze velden teruggeeft: soort document, naam, geboortedatum, vervaldatum en kaartnummer. We bewaren de gelezen geboortedatum en een korte uitslag. Bij een verschil kijkt altijd eerst een medewerker; er gebeurt niets automatisch. Het beeld zelf verwijderen we na afloop van het schooljaar waarvoor het diende; de uitslag van de controle blijft bewaard bij je inschrijving.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Inschrijvingen, betalingen en facturen: zo lang als de Belgische boekhoud- en fiscale regels voorschrijven.
• Je Shoonya ID-profiel: zolang je je Shoonya ID behoudt. Vraag je om verwijdering, dan wissen we je profiel, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
• Eenmalige codes: 10 minuten.
• Nieuwsbrief: tot je je uitschrijft.
• Bewijsstuk voor een verminderd tarief: zie punt 5.

7. Foto's en video's

Tijdens evenementen en voorstellingen maken we soms foto's en video's, die we kunnen gebruiken op onze website en sociale media. Wil je niet in beeld komen, zeg het dan aan de fotograaf of laat het ons weten via de contactpagina. Sta je op een beeld dat je liever niet gepubliceerd ziet, dan halen we het op je vraag weg.

8. Cookies

De registratie-app gebruikt alleen noodzakelijke cookies om je ingelogd te houden. Onze website gebruikt, alleen als je dat aanvaardt in de cookiebanner, cookies van Google Analytics om te zien hoe de site gebruikt wordt. Je kan je keuze altijd wijzigen via de cookie-instellingen op de website.

9. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of wissen, een kopie te krijgen (overdraagbaarheid), bezwaar te maken of de verwerking te laten beperken, en een gegeven toestemming in te trekken. Gebruik daarvoor de contactpagina; we antwoorden binnen één maand. Ben je niet tevreden, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

10. Beveiliging

Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen, verbindingen gebeuren via HTTPS, en alleen mensen die het nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot je gegevens.

11. Wijzigingen

We passen dit beleid aan als onze werking verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie.

Privacy policy

Last updated: 30 September 2026

This policy explains which personal data Shoonya Dance Centre collects, why, who we share it with, how long we keep it and what your rights are. It covers our website (www.shoonyadance.com), our registration and ticket app (tickets.shoonyadance.com) and everything we do around classes, workshops, events and performances.

1. Who we are

The data controller is Shoonya Dance vzw, Stapelplein 41, 9000 Gent, Belgium, company number 0631.862.552. For questions about your data, please use our contact page.

2. What we collect

• Your Shoonya ID profile: name, email, phone, date of birth, gender, address, emergency contact, preferred language and whether you asked for insurance. For anyone under 18: a parent's or guardian's name, contact details and consent.
• Your registrations and tickets: the classes, workshops, events, performances or retreats you signed up for, prices and discounts, a dance partner or roommate you named, your comments, your tickets and when they were scanned at the door.
• Attendance: when you attended class and how many sessions of a class pass you used.
• Discounts: your UiTPAS number or the student-rate proof you upload (see section 5), and invoicing details (company name, VAT number) if you ask for an invoice.
• Payments: amount, date and a Stripe reference. Your card details never reach us; you enter them on Stripe's payment page.
• Account security: a hashed password and one-time codes that expire after 10 minutes.
• Website: if you accept cookies, anonymous visit statistics via Google Analytics; messages you send through the contact form or the website chat; your email address if you subscribe to our newsletter.

3. Why we use it, and on what legal basis

• Running your registration or ticket (class lists for teachers, capacity, partner matching, confirmations and tickets, contacting you about your class), taking payment, issuing a confirmation or invoice, and checking your right to a reduced rate: performance of the contract.
• Keeping accounting and tax records; guardian consent for minors: legal obligation.
• Newsletter and website statistics: your consent, which you can withdraw at any time.
• Preventing fraud and securing our systems: legitimate interest.

We never sell your data or use it for third-party advertising.

4. Who we share it with

Teachers see only the name, Shoonya ID and attendance of students in their own classes. We also use these service providers (processors), who handle your data only on our behalf: Stripe (payments), Supabase (the app's database, hosted in the EU), Vercel (app hosting), Google (confirmation and code emails; Google Analytics with your consent), Anthropic (automated reading of reduced-rate proof, section 5), Squarespace (website, contact form, newsletter), Boei (website chat) and Zoho (our previous registration system, holding older registrations, in use until November 2026). If you pay with UiTPAS, we pass your UiTPAS number and registration to the City of Ghent to receive the city's contribution. Where a provider is outside the European Economic Area (mainly the United States), transfers rely on GDPR safeguards such as the EU-US Data Privacy Framework or the European Commission's standard contractual clauses.

5. Reduced rates and your ID

If you ask for the student or UiTPAS rate, you upload a document that proves it. After payment it is read once by an automated service run by Anthropic that returns only: document type, name, date of birth, expiry date and card number. We store the date of birth it read and a one-line result. A mismatch is always reviewed by a person first; nothing happens automatically. The image itself is deleted once the school year it was used for has ended; the result of the check stays with your registration.

6. How long we keep it

Registrations, payments and invoices: as long as Belgian accounting and tax rules require. Your Shoonya ID profile: as long as you keep your Shoonya ID; if you ask us to delete it, we do, except what we must keep by law. One-time codes: 10 minutes. Newsletter: until you unsubscribe. Reduced-rate proof: see section 5.

7. Photos and videos

At events and performances we sometimes take photos and videos, which we may use on our website and social media. If you'd rather not be photographed, tell the photographer or let us know through our contact page. If you appear in an image you'd rather not see published, we will remove it on request.

8. Cookies

The registration app uses only the cookies needed to keep you signed in. Our website uses Google Analytics cookies only if you accept them in the cookie banner; you can change your choice at any time in the website's cookie settings.

9. Your rights

You can ask to see, correct or delete your data, receive a copy, object to or restrict its processing, and withdraw consent you gave. Use our contact page; we reply within one month. You can also complain to the Belgian Data Protection Authority (www.dataprotectionauthority.be).

10. Security

Passwords are stored hashed, connections use HTTPS, and only people who need your data for their work can access it.

11. Changes

We update this policy when the way we work changes. The date at the top shows the latest version.